Helen Sähköverkko Oy:n asiakasrekisterin seloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Helen Sähköverkko Oy
Y-tunnus 2035428-7
Postiosoite: 00090 Helen
Puh: 09 6171
Verkkopalvelu: www.helensahkoverkko.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Helen Sähköverkko (Helen) tai sen valtuuttama yhteistyökumppani kerää ja käsittelee asiakkaiden sekä asiakassuhteen hoitamiseen liittyvien muiden rekisteröityjen henkilöiden henkilötietoja. Asiakkaalla tarkoitetaan tässä tietosuojaselosteessa Helenin asiakkaiden lisäksi myös muita rekisteröityjä, kuten Helenin yhteistyökumppaneita, potentiaalisia asiakkaita ja vierailijoita. Helen käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakassuhteen toteuttamiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi
• Asiakkuuksien ja rekisteröityjen tunnistamiseen
• Asiakassuhteeseen liittyvien Helenin ja sen yhteistyökumppaneiden tuottamien palveluiden käytön analysointiin, tarjoamiseen, kehittämiseen ja suoramarkkinointiin
• Maksusuoritusten valvontaan ja maksujen perintään
• Asiakkaan tilausten ja muutosten todentamiseen
• Asiakasviestintään
• Asiakastyytyväisyys- ja muiden vastaavien tutkimusten ja kyselyiden toteuttamiseen
• Tuotteiden ja palvelujen markkinointiin, mainontaan ja etämyyntiin
• Tilastointitarkoituksiin

Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen peruste on Helenin ja asiakkaan välinen sopimussuhde tai sopimusta valmistelevat toimet. Henkilötietojen käsittely perustuu Helenin ja asiakkaan väliseen asiakassuhteeseen ja siitä johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen.

Käsittely perustuu asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan suostumukseen, kun asiakas on antanut suostumuksensa sähköiseen markkinointiin ja asiakkaan suoramarkkinoinnin sekä asiakastutkimusten ja -kyselyiden osalta oikeutettuun etuun.

Käsittely perustuu myös lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen. Tällaisia velvoitteita Helenillä on erityisesti perustuen kirjanpito- ja sähkömarkkinalainsäädäntöön ja ko. lainsäädäntöjen perusteella annettuihin viranomaisohjeisiin. Velvoitteet koskevat esimerkiksi sähkönsiirtoon liittyvien palveluiden toimittamista ja asiakkaiden laskuttamista.

Henkilötietojen käsittelyssä Helen noudattaa siihen sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten tietosuoja-, sähkömarkkina- ja energiatehokkuuslainsäädäntöä.

Rekisterin tietosisältö

Asiakkailta kerätään ja talletetaan yllä olevia henkilötietojen keräämisen tarkoituksia varten tarpeelliset tiedot, jotka laajimmillaan ovat:

• nimi
• henkilötunnus
• asiakasnumero
• asiointikieli
• yhteystiedot yhteydenottoa varten (mm. puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
• asiakkaan luokitteluun liittyvät tiedot
• asiakkaan palveluiden käyttöön liittyvät tiedot
• käyttökohteen tiedot kuten osoite, sähkön kulutusarvio, lämmitysmuoto, mittaustapa, pääsulakekoko, laitetiedot
• Laskutus ja maksukäyttäytymiseen liittyvät tiedot kuten laskutusosoite, laskutusrytmi, tiedot maksuista, laskutustavasta
• asiakkaiden ja Helenin asiakaspalvelun väliset tallennettavat puhelut
• muut asiakkaan antamat tiedot kuten asiakaspalautteet ja muut yhteydenotot
• palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot, kuten vierailut tietyllä sivulla, vierailun ajankohta, toistuvuus ja kesto, vuorovaikutus viestinnän kanssa
• asiakkaan markkinointilupa
• muut asiakkaan ja potentiaalisen asiakkaan suostumuksella saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi.

Rekisteröityä koskevien perustietojen ja laskutukseen liittyvien tietojen antaminen ovat edellytys Helenin tarjoamien palveluiden toimittamiselle. Lisäksi lakisääteiset velvoitteet edellyttävät keräämään rekisteröidystä esimerkiksi energian kulutusta koskevia tietoja. Vaadittujen tietojen antamatta jättäminen tai niiden keräämisen estäminen voivat hankaloittaa Helenin palveluiden tarjoamista tai estää niiden tarjoamisen.

Rekisteröidyllä on jäljempänä kuvatulla tavalla oikeus kieltää tai rajoittaa tietojensa käsittelyä, esimerkiksi oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.

Tietojen säilytysaika

Sähköverkkosopimusten henkilötiedot poistetaan sen vuoden päättyessä, kun kyseisen sopimuksen päättymisestä on kulun 10 vuotta. Muiden sopimusten tiedot poistetaan kolmen vuoden kuluttua sopimuksen päättymisestä. Puhelintallenteet säilytetään 2 vuotta puhelusta. Asiakaspalautteet säilytetään 10 vuotta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkailta mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä sekä niistä tiedoista, jotka tallentuvat tai tallennetaan asiakkaan palveluiden tai tuotteiden käytöstä.

Kaikki asiakkaiden kontaktit Heleniin voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään liiketapahtumien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä sekä asiakaspalvelun kehittämisessä.

Asiakkaita koskevia henkilötietoja saadaan myös sähkömarkkinoilla toimivilta energiayhtiöiltä ja sähkömarkkinoiden keskitetyn tiedonvaihdon yksiköstä (datahub) soveltuvaan lakiin tai viranomaismääräyksiin perustuvan tiedonvaihdon perusteella.

Tietoja kerätään myös evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla evästelausekkeessa tarkemmin kuvatuin tavoin.

Henkilötietoja voidaan myös kerätä, tallettaa ja päivittää Väestörekisterikeskuksen, Suomen Asiakastieto Oy:n ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan tai sähkösopimuksia välittävän rekisterinpitäjän rekisteristä. Tietoja päivitetään myös Energiateollisuuden julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella sekä viranomaisilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Helenin asiakasrekisteristä ei lähtökohtaisesti luovuteta tietoja ulkopuolelle. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa ja siirtää rekisterinpitäjän konserniyhtiöille, palveluntarjoajille, viranomaisille, sähkömarkkinoiden osapuolille ja sähkömarkkinoiden keskitetyn tiedonvaihdon yksikköön (datahub) sähkömarkkina- ja muun lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti Helenin yhteistyökumppaneille, palveluntuottajille tai alihankkijoille. Palveluntuottajia ja alihankkijoita voivat olla esim. mittauspalvelutoimittajat, sähköverkon rakentamiseen liittyvät toimittajat, perintätoimistot, tulostusoperaattorit. Puhelutallenteita voidaan siirtää tutkimuslaitokselle asiakaspalvelun laatutason arvioimiseksi. Tällöin tutkimuslaitoksen tulee sitoutua siihen, että tutkimuksessa käytetyt tallenteet joko palautetaan tai tuhotaan välittömästi tutkimuksen päätyttyä.

Automaattinen päätöksenteko

Voimme tehdä asiakkaistamme päätöksiä automaattisen päätöksenteon avulla esimerkiksi tekemällä automaattisia luottotarkistuksia sopimusta tehtäessä ja sopimuskauden aikana. Tämä voi vaikuttaa asiakkaan mahdollisuuksiin käyttää palvelujamme.

Käytämme automaattisia päätöksiä varmistaaksemme, että päätöksenteko- ja liiketoimintaprosessimme ovat tehokkaita, digitaalisia, ennustettavia ja oikeudellisesti turvallisia. Annamme asiakkaillemme yleensä yksityiskohtaisempia ja tarkempia tietoja tällaisista automaattisista päätöstentekoprosesseista sovelluksen käynnistämisen tai päätöksenteon yhteydessä. Jos automaattista päätöstä ei tarvita sopimuksen tekemiseen, pyydämme etukäteen suostumuksesi automaattiseen päätöstentekoon etukäteen.

Jos olemme tehneet sinua koskevan päätöksen pelkästään automaattisen käsittelyn perusteella (esimerkiksi automaattisella profiloinnilla) ja se vaikuttaa kykyysi käyttää palvelujamme tai vaikuttaa sinuun muuten huomattavasti, voit pyytää, että kyseistä päätöstä ei sovelleta sinuun, ellemme pysty osoittamaan sinulle, että kyseinen päätös on tarpeen Helenin ja sinun välisen sopimuksen tekemiselle tai sen täyttämiselle.

Miten käsittelemme IP-osoitteista, evästeistä ja vastaavista teknologioista saatuja henkilötietoja?

Kun käytät palvelujamme tai käyt verkkosivustoillamme, Helen voi kerätä tietoja laitteistasi evästeiden ja muiden seurantatekniikkojen avulla.

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita käytämme verkkosivustoillamme käyvien selainten ja laitteiden tunnistamiseen ja laskemiseen. Helen tai kolmannet osapuolet voivat käyttää näitä tietoja markkinointitarkoituksiin.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan siirtää, jos se on edellä kuvatun henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain tietosuojalainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Helenin palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Helen edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Helenin käytössä olevissa toimitiloissa, jotka on lukittu ja valvottu.

Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus:

• tarkastaa häntä koskevat tiedot ottamalla yhteyttä Helenin asiakaspalveluun, käymällä henkilökohtaisesti Helen Oy:n toimitiloissa taikka päivittämällä itse tietojaan Helenin asiointipalvelussa ja saada jäljennös Helenin käsittelemistä henkilötiedoista sekä lisätietoja Helenin toteuttamasta käsittelystä
• vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista tai täydentämistä
• saada henkilötietonsa poistatettua, jos tietoja ei enää tarvita tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin, asiakas peruu suostumuksensa johonkin käsittelytapaan, eikä Helenillä sen jälkeen enää ole oikeusperustetta tietojen käsittelemiselle, tietoja on käsitelty laittomasti tai tietojen käsitteleminen ei ole tarpeen sovellettavien lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi, jotta voitaisiin määrittää, panna täytäntöön tai puolustaa oikeudellisia vaatimuksia ja/tai arkistointi-, tutkimus- tai tilastollisia tarkoituksia varten.
• peruuttaa antamansa markkinointisuostumus tai muu suostumus tiettyyn käsittelyyn milloin tahansa
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely tapahtuu Helenin tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen perusteella. Ellei Helen kykene osoittamaan perusteltuja syitä käsittelylle, Helen lopettaa henkilötietojesi käsittelyn
• tietyissä olosuhteissa siirtää Helenille toimittamansa tiedot (nimi, osoite ja yhteystiedot) järjestelmästä toiseen ottamalla yhteyden Helenin asiakaspalveluun
• oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kun tutkimme ja tarkistamme pyyntösi
• kieltäytyä automaattisen päätöksenteon kohteeksi joutumisesta. Jos olemme tehneet sinua koskevan päätöksen kokonaan automaattisen menettelyn perusteella ja tällä päätöksellä on oikeudellisia tai sinuun muuten merkittävästi vaikuttavia seurauksia, voit vaatia, että tarkistamme päätöksen uutta ja yksilöllistä arviointia käyttäen. Tämä pätee, jos emme voi osoittaa, että automaattinen päätös on tarpeen sopimuksen tekemiseen välillämme tai sellaisen täytäntöönpanoon.
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu), mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Oikeuksien käyttäminen

Asiakas voi käyttää henkilötietojen käsittelyä koskevia oikeuksiaan ottamalla yhteyttä Helenin asiakaspalveluun (puh. 09 617 8090 ma-pe klo 9-17) tai lähettämällä sähköpostin osoitteeseen tietosuoja@helen.fi. Huomaathan, etteivät kaikki rekisteröidyn oikeudet ole rajoittamattomia. Kerrothan viestissäsi tarkemmin, mitä oikeutta haluat käyttää.

Helen saa periä tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos asiakas käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.